Inkoopkosten verlagen in het MKB: 7 kostenposten om te controleren

1. Energie: kijk verder dan alleen het tarief per kWh

Energie is voor veel bedrijven een belangrijke kostenpost. Bij het vergelijken van zakelijke energiecontracten wordt echter vaak vooral naar de prijs per kWh of m³ gekeken. Een goede vergelijking gaat verder.

Controleer bijvoorbeeld:

• de looptijd van het energiecontract;
• vaste en variabele kosten;
• aansluit- en meetkosten;
• uw actuele energieverbruik;
• de contractvoorwaarden;
• de einddatum en opzegtermijn;
• de manier waarop tarieven worden aangepast.

Uw energieverbruik kan in de loop der jaren veranderen. Misschien heeft u geïnvesteerd in zonnepanelen, energiezuinige apparatuur, elektrische voertuigen of juist extra machines. Een contract dat enkele jaren geleden goed bij uw onderneming paste, hoeft daarom nu niet meer de beste oplossing te zijn.

Ook de energiemarkt verandert voortdurend. Het is daarom verstandig om uw zakelijke energiecontract periodiek te controleren en niet pas wanneer de einddatum in zicht komt.

2. Afvalinzameling: betaalt u voor wat u daadwerkelijk nodig heeft?

Ook afvalinzameling voor bedrijven is een interessante kostenpost om kritisch te bekijken. Niet alleen het tarief van de afvalinzamelaar is belangrijk. De manier waarop uw afvalstromen zijn ingericht, heeft eveneens invloed op de kosten.

Denk bijvoorbeeld aan:

• de grootte van containers;
• de ledigingsfrequentie;
• papier en karton;
• plastic en foliestromen;
• bedrijfsafval en restafval;
• klein gevaarlijk afval (KGA);
• olie en andere specifieke afvalstromen.

Door afvalstromen beter te scheiden, kan de hoeveelheid restafval worden beperkt. Daardoor kan ook de benodigde inzamelcapaciteit veranderen. Misschien kan een container kleiner worden of hoeft deze minder vaak te worden geleegd.

Een jaarlijkse controle van uw afvalcontract, containergebruik en afvalstromen kan daarom interessant zijn.

INKOPER MKB adviseert bedrijven onder andere over het efficiënter inrichten van afvalstromen en werkt met collectieve voorwaarden voor verschillende soorten bedrijfsafval.

3. Telefonie en internet: past uw abonnement nog bij uw bedrijf?

Zakelijke telefoniecontracten worden vaak afgesloten en daarna jarenlang automatisch voortgezet. Ondertussen verandert het gebruik binnen een onderneming.

Medewerkers hebben misschien meer mobiele data nodig, terwijl andere abonnementen nauwelijks worden gebruikt. Ook maken steeds meer organisaties gebruik van internetbellen en digitale communicatiemiddelen, waardoor traditionele telefonie niet altijd meer noodzakelijk is.

Controleer daarom regelmatig:

• hoeveel mobiele abonnementen u heeft;
• hoeveel data daadwerkelijk wordt gebruikt;
• welke belbundels noodzakelijk zijn;
• welke abonnementen buiten contract lopen;
• of vaste telefonie nog nodig is;
• of VoIP bij uw organisatie past;
• of internetcapaciteit en snelheid nog aansluiten op het gebruik.

De belangrijkste vraag is niet: welk abonnement is het goedkoopst?

Een betere vraag is: welke telefonie- en internetoplossing past het beste bij het huidige gebruik van mijn bedrijf?

INKOPER MKB kan bijvoorbeeld het huidige gebruik analyseren en op basis daarvan laten bepalen welke zakelijke oplossing passend is.

4. Industriële gassen: kijk naar de totale kosten

Voor bedrijven in onder andere de automotive-, metaal- en carrosseriebranche kunnen industriële gassen een structurele kostenpost vormen.

Bij het vergelijken van leveranciers is het belangrijk om niet uitsluitend naar de prijs van een gascilinder te kijken. Ook cilinderhuur, administratiekosten, transportkosten en andere bijkomende kosten kunnen onderdeel zijn van het totale kostenplaatje.

Stel daarom bij een vergelijking altijd de vraag: wat betaal ik uiteindelijk voor mijn daadwerkelijke gebruik?

Een transparante kostenstructuur maakt het eenvoudiger om leveranciers en contracten met elkaar te vergelijken.

INKOPER MKB werkt voor industriële gassen met collectieve voorwaarden en een all-in constructie. Daardoor wordt beter inzichtelijk welke kosten bij het daadwerkelijke gebruik horen.

5. Onderhoud en keuringen: voorkom kosten en onnodige stilstand

Onderhoudskosten zijn niet altijd eenvoudig te vergelijken. Een lage onderhoudsprijs is bijvoorbeeld weinig waard wanneer een leverancier slecht bereikbaar is, onderhoud niet tijdig wordt uitgevoerd of een storing leidt tot langdurige stilstand.

Kijk daarom naast de prijs ook naar:

• onderhoudsfrequentie;
• wettelijke of periodieke keuringsverplichtingen;
• reactietijd bij storingen;
• kwaliteit van de dienstverlening;
• levensduur van apparatuur;
• planning en opvolging van keuringsdata;
• beschikbaarheid van onderdelen en service.

Voor veel MKB-bedrijven gaat het hierbij om meerdere diensten tegelijk. Denk aan onderhoud en keuring van compressoren, hefbruggen, overheaddeuren en brandblusmiddelen.

Goed contractbeheer kan hierbij veel werk uit handen nemen. Contractdata, onderhoudsmomenten en keuringsdata worden dan centraal bewaakt, zodat belangrijke termijnen minder snel worden gemist.

6. Zakelijke verzekeringen: betaalt u voor de juiste dekking?

Een zakelijke verzekering wordt vaak afgesloten en vervolgens jaarlijks verlengd. Maar uw onderneming staat niet stil.

Misschien heeft u inmiddels andere machines, meer medewerkers, nieuwe bedrijfsactiviteiten of een gewijzigde omzet. Daardoor kunnen ook de risico’s binnen uw onderneming veranderen.

Laat daarom regelmatig controleren:

• welke bedrijfsrisico’s verzekerd zijn;
• of de verzekerde bedragen nog aansluiten;
• of sprake is van mogelijke oververzekering;
• of belangrijke risico’s ontbreken;
• of de polisvoorwaarden nog passend zijn;
• of verschillende verzekeringen slimmer kunnen worden gecombineerd.

De goedkoopste zakelijke verzekering is niet automatisch de beste verzekering. Uiteindelijk gaat het om een goede balans tussen premie, dekking, eigen risico en voorwaarden.

INKOPER MKB geeft aan verzekeringspolissen periodiek te laten controleren, waarbij veranderingen binnen de onderneming kunnen worden meegenomen.

7. Bedrijfskleding, schoonmaak en andere facilitaire diensten

Naast de grote kostenposten zijn er binnen bedrijven vaak veel kleinere facilitaire contracten.

Denk bijvoorbeeld aan:

• bedrijfskleding;
• poetsdoeken;
• bedrijfshygiëne;
• schoonmaak;
• koffiemachines;
• sanitaire voorzieningen;
• andere ondersteunende diensten.

Individueel lijken deze bedragen misschien beperkt. Wanneer alle contracten bij elkaar worden opgeteld, kunnen de jaarlijkse kosten echter aanzienlijk zijn.

Vijf vragen voor iedere leverancier

1. Wat betalen we jaarlijks?
2. Wat krijgen we hiervoor?
3. Gebruiken we de dienst of het product daadwerkelijk volledig?
4. Zijn prijs en voorwaarden nog marktconform?
5. Wanneer kunnen we het contract opnieuw vergelijken?

Door meerdere kostenposten gezamenlijk te beoordelen, krijgt u een veel beter beeld van uw totale facilitaire inkoop.

Waarom alleen onderhandelen over de prijs niet genoeg is

Een veelgemaakte fout is om alleen bij het aflopen van een contract opnieuw over de prijs te onderhandelen. Slim inkopen is een doorlopend proces.

Een leverancier kan vandaag een scherpe aanbieding doen, maar dat betekent niet automatisch dat het contract over twee of drie jaar nog steeds goed aansluit op uw onderneming.

Daarom is contractbeheer minstens zo belangrijk als het afsluiten van een gunstig contract.

• contracteinddata;
• opzegtermijnen;
• automatische verlengingen;
• jaarlijkse prijsverhogingen;
• gewijzigde voorwaarden;
• veranderingen in het verbruik;
• prestaties en service van leveranciers.

INKOPER MKB combineert inkoop met contractbeheer en bewaakt volgens de eigen dienstverlening tarieven, kwaliteit en servicevoorwaarden van lopende contracten.

Collectief inkopen: meer inkoopkracht voor MKB-bedrijven

Een individuele MKB-ondernemer heeft doorgaans minder inkoopvolume dan een grote organisatie. Collectieve inkoop kan helpen om dat verschil te verkleinen.

Bij collectief inkopen wordt de inkoopvraag van meerdere bedrijven gebundeld. Een inkooporganisatie kan daardoor namens een grotere groep ondernemers afspraken maken met leveranciers.

Het doel daarvan is niet uitsluitend een lagere prijs. Goede collectieve inkoop kijkt ook naar:

• contractvoorwaarden;
• kwaliteit;
• service;
• leveringsvoorwaarden;
• contractbeheer;
• factuurcontrole;
• continuïteit.

INKOPER MKB positioneert zich als inkoopcollectief voor het MKB en gebruikt het bundelen van de inkoopvraag om afspraken te maken over tarieven en voorwaarden.

Zo kunt u vandaag al beginnen met het verlagen van uw inkoopkosten

Wilt u weten waar binnen uw bedrijf mogelijke besparingen liggen? Begin dan met een inventarisatie van uw huidige leveranciers en contracten.

Checklist inkoopkosten MKB

• Maak een overzicht van al uw leveranciers.
• Noteer per leverancier wat u jaarlijks betaalt.
• Verzamel de bijbehorende contracten en recente facturen.
• Controleer einddata en opzegtermijnen.
• Controleer automatische verlengingen.
• Bekijk of uw huidige verbruik nog overeenkomt met uw contract.
• Vergelijk tarieven én voorwaarden.
• Controleer periodieke prijsverhogingen.
• Bekijk of u vergelijkbare diensten bij verschillende leveranciers afneemt.
• Onderzoek of collectieve inkoop interessant kan zijn.
• Controleer jaarlijks opnieuw uw belangrijkste contracten.
• Leg verantwoordelijkheden voor contractbeheer duidelijk vast.

Met deze aanpak krijgt u snel inzicht in de kostenposten waar de grootste optimalisatiemogelijkheden liggen.

Wat levert slimmer inkopen op?

Hoeveel u met een betere inkoop kunt besparen, verschilt per onderneming. Dat is afhankelijk van uw huidige contracten, leveranciers, verbruik, productgroepen en voorwaarden.

Daarom is het verstandig om niet vooraf uit te gaan van een standaard besparingspercentage.

Betaal ik op dit moment een marktconforme prijs voor wat mijn bedrijf daadwerkelijk nodig heeft?

Een goede vergelijking maakt vervolgens duidelijk waar mogelijkheden liggen. Dat kan een lagere prijs zijn, maar ook betere contractvoorwaarden, minder administratief werk, minder risico op ongewenste contractverlengingen of een dienstverlening die beter aansluit op uw onderneming.

Inkoopkosten verlagen zonder dat het een dagtaak wordt

Voor veel ondernemers is het probleem niet dat zij niet willen besparen. Het probleem is vooral tijd.

Als ondernemer bent u bezig met klanten, medewerkers, planning en de dagelijkse bedrijfsvoering. Het controleren van tientallen leveranciers, facturen en contracten komt daar nog eens bij.

INKOPER MKB helpt MKB-bedrijven bij het vergelijken en organiseren van facilitaire inkoop. Via een besparingsscan kunnen huidige betalingscondities en contractvoorwaarden worden vergeleken met beschikbare collectieve condities van leveranciers.

Vervolgens bepaalt u zelf voor welke producten of diensten een andere oplossing interessant kan zijn. Zo krijgt u eerst inzicht voordat u besluit iets te veranderen.

Veelgestelde vragen over inkoopkosten verlagen

Regelmatig uw inkoop controleren loont

Inkoopkosten verlagen in het MKB begint niet met zomaar overstappen naar een andere leverancier. Het begint met inzicht.

Controleer regelmatig uw energiecontracten, afvalinzameling, telefonie, industriële gassen, onderhoud, verzekeringen en andere facilitaire kosten. Kijk daarbij verder dan alleen de prijs. Contractduur, voorwaarden, service, kwaliteit en uw actuele gebruik zijn minstens zo belangrijk.

Heeft uw onderneming meerdere leveranciers en contracten? Dan kan collectieve inkoop interessant zijn. Door inkoopkracht te bundelen en contractbeheer goed te organiseren, krijgt u meer grip op uw zakelijke kosten en bespaart u tegelijkertijd tijd.